Minh bạch thu chi
Kế hoạch dự toán ngân sách, doanh thu kịch bản bán đủ hàng và các nguyên tắc quản trị tài chính minh bạch cho chiến dịch tại Mái ấm Thánh Tâm Xuy Xá.
Dự toán 19 khoản chi phí nguyên vật liệu, vật tư góc chơi, quà tặng và di chuyển theo đề xuất (trang 24, 25, 26).
Gồm 2.200.000đ thủ công (bán đủ kế hoạch) và 4.500.000đ ẩm thực giả định (trang 18).
Số dư mô phỏng khi chưa tính tài trợ hiện vật, dựa trên giả định bán hết sản phẩm theo giá tham khảo.
Lưu ý đối soát mục tiêu ẩm thực: Hồ sơ đề xuất ghi mục tiêu ẩm thực 4.500.000đ (trang 18) nhưng số set giả định tính theo đơn giá SKU là 3.950.000đ (50 set × 79.000đ). Khoản chênh 550.000đ chưa có bảng phân bổ số lượng chi tiết từng món.
Xem bảng đối chiếu ẩm thực ↓Nguyên tắc trình bày: Bản xem trước phân định rõ giữa dự toán trong đề xuất và số liệu thực tế. Doanh thu dự kiến phản ánh mô phỏng kế hoạch theo giá tham khảo, không phải khoản tiền đã nhận hay mục tiêu gây quỹ chính thức.
Doanh thu kịch bản và phân tích số dư
Tính toán doanh thu giả định khi hoàn thành các mục tiêu kế hoạch và đối sánh với dự toán chi phí.
Cơ cấu doanh thu kịch bản bán đủ hàng (6.700.000đ)
30 chuồn chuồn tre 12 cm kèm đế × 40.000đ + 100 móc khóa Lăng Kính × 10.000đ = 2.200.000đ
Giả định bán đủ 30 chuồn chuồn tre 12 cm kèm đế và 100 móc khóa Lăng Kính theo giá tham khảo trong đề xuất.
Mục tiêu doanh thu trong đề xuất (trang 18) = 4.500.000đ
Mục tiêu giả định trong đề xuất; chưa có bảng phân bổ số lượng từng món (xem mục đối chiếu ẩm thực bên dưới).
Doanh thu giả định tính trên giả thiết hoàn thành mục tiêu đề xuất và bán theo mức giá tham khảo. Trạng thái mở bán hiện chưa được xác nhận; bản xem trước chưa nhận đơn hoặc tiền.
Đối chiếu mục tiêu doanh thu ẩm thực trong đề xuất
Hồ sơ đề xuất ghi nhận mục tiêu ẩm thực là 4.500.000đ (trang 18), đồng thời nêu kế hoạch tương đương 50 set đồ ăn (trang 12) theo giá tham khảo 79.000đ/set (trang 24):
Phân tích đối soát minh bạch:
- Hồ sơ đề xuất đưa ra các mức giá tham khảo cho thực đơn (set đồ ăn, combo nem, bánh su kem) nhưng chưa có bảng số lượng × giá từng món để giải thích phần chênh lệch 550.000đ.
- Cần làm rõ set đồ ăn và các phần combo nem / bánh su kem có bị trùng lặp khẩu phần hay không trước khi có thể chốt kế hoạch phát hành chính thức.
- Kịch bản cơ sở hiện tại giữ nguyên 6.700.000đ doanh thu và +1.765.000đ số dư giả định, được dán nhãn kế hoạch chưa kiểm chứng cơ cấu bán. Không tự ý phân bổ khoản chênh 550.000đ cho các combo nem hay bánh su kem khi chưa có quyết định từ nhóm.
| Kịch bản kế hoạch | Hiện vật thay chi tiền | Chi tiền còn lại | Số dư giả định |
|---|---|---|---|
| Kịch bản cơ sở (chưa tính tài trợ) Không có hiện vật thay chi; chi tiền theo toàn bộ dự toán 4.935.000đ. Doanh thu kịch bản giả định (thủ công 2.200.000đ + đồ ăn giả định 4.500.000đ) đạt 6.700.000đ; số dư giả định là +1.765.000đ. | 0đ 0đ (tham số kịch bản cơ sở, chưa tính tài trợ) | 4.935.000đ | Dư 1.765.000đ |
Kịch bản cơ sở (chưa tính tài trợ)
Không có hiện vật thay chi; chi tiền theo toàn bộ dự toán 4.935.000đ. Doanh thu kịch bản giả định (thủ công 2.200.000đ + đồ ăn giả định 4.500.000đ) đạt 6.700.000đ; số dư giả định là +1.765.000đ.
0đ (tham số kịch bản cơ sở, chưa tính tài trợ)
Lưu ý quan trọng về các kịch bản tài chính
- Nguyên tắc đối chiếu tài trợ hiện vật: Đề xuất dự án có nêu các giả định vận động hiện vật (như nguyên vật liệu góc chơi hoặc quà tặng). Tuy nhiên, các phương án này cần được đối chiếu cụ thể danh mục và phạm vi khoản thay chi trước khi áp dụng vào tính toán. Nhóm không công bố các số dư kịch bản chưa được đối soát chính thức.
- Nguyên tắc thay thế chi phí: “Hiện vật thay chi tiền” chỉ phát huy tác dụng khi hiện vật tiếp nhận đúng danh mục và thay thế trực tiếp khoản dự toán chi tương đương, tuyệt đối không quy đổi hiện vật thành tiền rồi cộng vào doanh thu.
- Mục đích sử dụng nguồn thu: Dự án không đưa ra cam kết “100% doanh thu mua quà”. Doanh thu bán sản phẩm dự kiến dùng để trang trải chi phí nguyên vật liệu và tổ chức. Số dư tiền thực tế (nếu có sau khi đối soát tất cả các khoản chi) dự kiến sẽ được dùng để hỗ trợ hiện vật đúng nhu cầu của Mái ấm.
- Bản chất kế hoạch: Toàn bộ các con số trên là mô phỏng kế hoạch trong đề xuất, không cấu thành cam kết tài trợ hay doanh thu tiền mặt thực tế đã phát sinh. Cơ cấu doanh thu đồ ăn và phạm vi tài trợ hiện vật đang được đối chiếu; dự toán không phải kết quả thực tế.
Dự toán chi phí kế hoạch
Tổng hợp 19 khoản mục dự toán chi phí chuẩn bị vật tư các góc chơi, quà tặng, nguyên liệu và di chuyển theo đề xuất (trang 24, 25, 26), phân thành 3 nhóm có tổng phụ tính toán trực tiếp từ dữ liệu.
| Khoản dự toán | Phân loại | Thành tiền | Ghi chú kế hoạch |
|---|---|---|---|
| Nguyên liệu gây quỹ(hồ sơ trang 24) | 2.245.000đ | Tổng phụ 9 khoản | |
| Nem Trần Công Châu 300 × 3.200đ | Nguyên liệu gây quỹ | 960.000đ | Theo dự toán nguyên liệu ẩm thực (trang 24) |
| Bột chiên xù 10 × 12.000đ | Nguyên liệu gây quỹ | 120.000đ | Theo dự toán nguyên liệu (trang 24) |
| Hộp đựng thức ăn 2 túi × 20.000đ/túi 50 chiếc | Nguyên liệu gây quỹ | 40.000đ | Bao bì đựng thức ăn hợp vệ sinh (trang 24) |
| Xiên que 5 túi × 12.000đ | Nguyên liệu gây quỹ | 60.000đ | Xiên que phục vụ món ăn (trang 24) |
| Phô mai 1kg × 140.000đ/kg | Nguyên liệu gây quỹ | 140.000đ | Nguyên liệu làm nem phô mai (trang 24) |
| Khoai tây 25.000đ/kg, mua nhiều đợt, chưa chốt số kg | Nguyên liệu gây quỹ | 75.000đ | Số lượng mua nhiều đợt chưa chốt trong đề xuất, không tự gán số kg (trang 24)Chi phí giả định |
| Dầu ăn 10 × 25.000đ | Nguyên liệu gây quỹ | 250.000đ | Dầu ăn chế biến (trang 24) |
| Nước uống tặng thêm 50 × 4.000đ | Nguyên liệu gây quỹ | 200.000đ | Nước uống kèm phần ăn theo đề xuất (trang 24) |
| Bánh su kem 50 hộp × 8.000đ/hộp | Nguyên liệu gây quỹ | 400.000đ | Chi phí chuẩn bị bánh su kem theo đề xuất (trang 24) |
| Vật tư workshop & quà tặng(hồ sơ trang 25) | 1.560.000đ | Tổng phụ 7 khoản | |
| Chuồn chuồn tre 12cm 40 × 10.000đ | Vật tư workshop & quà tặng | 400.000đ | Dự kiến trong 40 phôi chuẩn bị, 30 bộ bán và 10 chiếc để lại Mái ấm làm quà (trang 25) |
| Chân đế 30 × 10.000đ | Vật tư workshop & quà tặng | 300.000đ | Dự kiến 30 chân đế kèm chuồn chuồn bán gây quỹ (trang 25) |
| Tượng tô 10cm 20 × 4.000đ | Vật tư workshop & quà tặng | 80.000đ | Hoạt động vui chơi trải nghiệm tại chỗ, sản phẩm để lại cơ sở, không phải hàng bán (trang 25) |
| Bóng cho trò chơi 2 × 10.000đ | Vật tư workshop & quà tặng | 20.000đ | Bóng phục vụ hoạt động trò chơi tương tác (trang 25) |
| Màu vẽ sáu màu 6 × 20.000đ | Vật tư workshop & quà tặng | 120.000đ | Họa cụ màu vẽ an toàn cho hoạt động sáng tạo tại Mái ấm (trang 25) |
| Móc khóa 100 × 3.000đ | Vật tư workshop & quà tặng | 300.000đ | Kế hoạch 100 móc khóa lưu niệm do nhóm hoàn thiện (trang 25) |
| Bánh kẹo/quà Kế hoạch tổng | Vật tư workshop & quà tặng | 340.000đ | Kế hoạch tổng, chưa phân bổ theo người nhận (trang 25) |
| Truyền thông & Di chuyển(hồ sơ trang 26) | 1.130.000đ | Tổng phụ 3 khoản | |
| Truyền thông trực tiếp (standee, bánh kẹo tặng) 2 × 30.000đ | Truyền thông & Di chuyển | 60.000đ | Theo đề xuất, khoản này dự kiến dành cho đồ tặng nếu sử dụng bộ standee mượn; tình trạng mượn cần xác nhận (trang 26) |
| Di chuyển buổi 1 — thuê xe 1 × 750.000đ | Truyền thông & Di chuyển | 750.000đ | Phương tiện di chuyển buổi 1 theo đề xuất (trang 26) |
| Di chuyển buổi 2 — xe máy 4 × 80.000đ | Truyền thông & Di chuyển | 320.000đ | Phương tiện di chuyển buổi 2 bằng xe máy theo đề xuất (trang 26) |
| Tổng dự toán chi kế hoạch (19 khoản) | 4.935.000đ | Dẫn xuất từ 19 khoản mục dự toán trong đề xuất, không phải chi phí thực tế | |
Nguyên liệu gây quỹ(9 khoản)2.245.000đ
Nem Trần Công Châu
Bột chiên xù
Hộp đựng thức ăn
Xiên que
Phô mai
Khoai tây
Dầu ăn
Nước uống tặng thêm
Bánh su kem
Vật tư workshop & quà tặng(7 khoản)1.560.000đ
Chuồn chuồn tre 12cm
Chân đế
Tượng tô 10cm
Bóng cho trò chơi
Màu vẽ sáu màu
Móc khóa
Bánh kẹo/quà
Truyền thông & Di chuyển(3 khoản)1.130.000đ
Truyền thông trực tiếp (standee, bánh kẹo tặng)
Di chuyển buổi 1 — thuê xe
Di chuyển buổi 2 — xe máy
Dẫn xuất từ 3 nhóm dự toán trong đề xuất ban đầu (trang 24, 25, 26); không phải chi phí thực tế đã thanh toán.
Báo cáo thực tế và nguyên tắc quản trị
Thông tin thu chi thực tế sẽ được cập nhật sau khi đối soát và được phép công bố.
Gồm doanh thu bán hàng thực tế và tài trợ tiền mặt thực nhận.
Kế hoạch chi trả các khoản vật tư và vận hành; số chi thực tế chờ đối soát.
Số dư đầu kỳ + tiền thực nhận − chi tiền thực trả; số liệu phát sinh chờ đối soát.
Theo dõi riêng trong sổ hiện vật theo kế hoạch, không quy đổi gộp vào tiền mặt.
Kế hoạch lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ; công bố bản biên tập bảo vệ riêng tư sau khi được duyệt.
Trạng thái thực tế: Chưa có số liệu thực tế được xác nhận.
Số liệu thực tế sẽ được cập nhật sau khi hoàn tất đối soát chéo độc lập, biên tập bảo vệ riêng tư và được cấp quyền công bố. Các báo cáo thu chi, tài trợ hiện vật và chứng từ minh bạch sẽ được đăng tải chi tiết sau khi có sự xác nhận chính thức từ các bên.
Công thức dòng tiền chuẩn xác
Số dư tiền = Số dư đầu kỳ + Doanh thu thực nhận + Tài trợ tiền thực nhận − Chi tiền thực trả. Hàng tồn kho và đơn chưa thanh toán không được ghi nhận là doanh thu đã thu.
Tách bạch tiền mặt và hiện vật
Tiền mặt và hiện vật được quản lý trong hai hệ thống sổ sách độc lập. Tuyệt đối không gộp giá trị ước tính của hiện vật vào số dư tiền mặt của chiến dịch.
Đối soát chéo hai thành viên
Theo đề xuất, mọi khoản thu chi phát sinh đều được đối soát độc lập bởi hai thành viên phụ trách tài chính nhằm đảm bảo tính chính xác và khách quan.
Biên tập chứng từ bảo vệ riêng tư
Báo cáo tài chính và chứng từ gốc sau đối soát sẽ được biên tập che các thông tin cá nhân nhạy cảm trước khi công bố công khai theo quyền hạn được duyệt.
Phương án dự phòng và quản trị rủi ro
Theo đề xuất, khi chưa đủ điều kiện phối hợp và kinh phí, nhóm cần điều chỉnh kế hoạch trước khi mua sắm lớn hoặc mở bán. Hàng tồn và thu chi được dự kiến theo dõi riêng; việc mua quà dựa trên số dư thực tế sau đối soát và nhu cầu được xác nhận.
Câu hỏi thường gặp về tài chính
Giải thích rõ ràng các băn khoăn về dự toán chi, phân bổ doanh thu và kế hoạch công khai báo cáo.
Doanh thu kịch bản và dự toán chi phí được tính toán như thế nào?
Dự toán chi phí kế hoạch gồm 19 khoản mục theo đề xuất (trang 24, 25, 26). Doanh thu kịch bản kết hợp từ khoản thủ công và mục tiêu ẩm thực giả định (trang 18). Khi đối chiếu mục tiêu ẩm thực với số lượng set đồ ăn giả định, hồ sơ còn khoảng chênh chưa có bảng phân bổ số lượng × giá từng món. Toàn bộ là mô phỏng kế hoạch trong đề xuất, không phải số liệu thực tế.
Doanh thu từ sản phẩm có phải 100% dành mua quà cho các em không?
Không. Nguồn thu bán sản phẩm trước hết nhằm trang trải chi phí nguyên vật liệu và tổ chức buổi chơi. Số dư tiền thực tế (nếu có sau khi đối soát tất cả các khoản chi) dự kiến sẽ được dùng để hỗ trợ hiện vật đúng theo danh mục nhu cầu của Mái ấm.
Số dư tiền thực tế được tính toán theo nguyên tắc nào?
Số dư tiền thực tế = Số dư đầu kỳ + Doanh thu thực nhận + Tài trợ tiền thực nhận − Chi tiền thực trả. Hàng tồn kho và hiện vật tài trợ được theo dõi trong sổ riêng biệt, không coi hàng tồn hay đơn chưa thanh toán là tiền thực nhận.
Khi nào báo cáo tài chính và chứng từ thực tế được công bố?
Sau khi chiến dịch kết thúc, hai thành viên tài chính sẽ đối soát độc lập toàn bộ hóa đơn, chứng từ. Nhóm sẽ biên tập che thông tin cá nhân nhạy cảm và công bố báo cáo công khai tại trang này sau khi được phê duyệt.